英語で「追いつく」という意味のあるキャッチアップ。ビジネスシーンでは「事柄を後から追って理解すること、把握する行動」などという意味で使われることもあります。
ここでは、変化や普及が著しいITツール、忘れてはいけないExcel機能についてキャッチアップしておきましょう。
事前の確認、準備があなたの再就職に繋がります。
キャッチアップ①：Excelの関数と機能
すぐ業務で使用するものと言えばExcel、必須の関数や機能を中心に使いこなせるようにおさらいしておきましょう。
- SUM関数＝指定範囲内の合計値を求める関数
- AVERAGE関数＝指定範囲内の数値の平均を求める関数
- IF関数＝設定した条件にしたがって、値を変化させる関数
- COUNT系関数
‐COUNT関数：数値のセルをカウント
‐COUNTA関数：何かが入力されているセルをカウント - ROUND系関数
‐ROUND関数：指定した桁数で数値の端数を四捨五入する関数
‐ROUNDUP：指定した桁数で数値の端数を切り上げる関数
‐ROUNDDOWN関数：指定した桁数で数値の端数を切り捨てる関数
■必須のExcel機能
- ピボットテーブル＝リスト形式のデータをもとしてにさまざまな集計を行ったり、分析したりできる機能
- フィルター＝データの絞り込みができる機能
- グラフ作成＝表からグラフを作成することができます
- 図形＝図形や写真を挿入することができます
- ショートカットキー＝キーボードで出来るので覚えていると便利ですし、作業時間の短縮に繋がります。
たくさんあるので「ショートカットキー 一覧」などで検索してみてみるとよいでしょう。
■知っていると便利な関数
- VLOOKUP関数＝指定範囲から検索条件に一致したデータを検索し、取り出してくれる関数
- COUNTIF関数＝指定した条件に合うデータを検索する関数、
- SUMIF関数＝指定した条件を満たすデータを合計できる関数
もしもあなたがしばらくExcelから遠ざかっているのならば、今から一度Excelを開いて使ってみてはいかがでしょう。頭ではわかっていても実際使うとなると思うようにできない場合があります。
再就職をして現場で慌てないようにしましょう。
キャッチアップ②：Gmailの使い方
ビジネスの現場でほとんどの企業が使用しているのがGmailです。
Gmailの機能と特徴をおさらいしておきすぐに使えるようにしておきましょう。
■Gmailの特徴
- スレッド形成
- 検索が充実
- Googleドライブやスプレッドシートとの連携
■Gmailの便利な機能
- メール自動振り分け
- ラベル
- 送信取り消し機能
- メールアカウントの複数登録
キャッチアップ③：Googleのサービス
Googleには多彩なサービスがありますが、Gmail以外は馴染みがないという方は少なくありません。日常的に使用している企業も数多くありますので、実際に触ってすぐに使えるようにしておきましょう。
■ビジネスコミュニケーション系
- Googleカレンダー
- MEET （旧：Googleハングアウト）
■作成系
- Googleスプレッドシート＝Officeソフトで言うところのExcel
- Googleドキュメント＝Officeソフトで言うところのWord
- Googleスライド＝Officeソフトで言うところのPowerPoint
- Googleフォーム＝アンケート機能
■ファイル保管系
- Googleドライブ
キャッチアップ④：チャットツール
どのようなものがあるのか事前に確認・把握しておきましょう。
■Chatwork
メッセージやファイルの共有はもちろん、メンバー間でのタスク依頼や受託もでき、納期を知らせるリマインドが付いているクラウド型ビジネスチャットツール。
■Slack
Chatwork同様グループチャットやファイル共有が可能、導入している企業も増えてきています。
キャッチアップ⑤：その他のWEBツール
■オンラインミーティング
ネットワークを通じて電子会議を開催できます。
■タスク管理ツール
- todoist
- Trello
どちらもシンプルで個人や法人にて多様に活用されているツールです。
■人事・経理系
- SmartHR
- freee
- MoneyForward
取り入れている企業も多くあるため、再就職先で使っているものを把握しておくといいでしょう。
■オンラインアシスタント
- Caster Biz
- HELP YOU
秘書、人事、経理や一時的に発生する事務作業などをアウトソーシングできます。
再就職をしたら…
再就職ではその企業のやり方を学び、いち早く慣れることが大切です。
最近のベンチャー企業ではPCのセットアップは自分で行うことが多く、システム管理者を置かないという場合もあります。分からないことがある時は詳しそうな人に聞いたり、PCメーカーのサポートセンターに問い合わせたりと自分自身で積極的に動く必要があります。
またスピードを求めるため、チャットやWEBツールを使ったフランクなコミュニケーションが多いので、事前に使用ツールの確認も怠ってはいけません。
タスク管理の徹底も重要となります。
業務範囲の広いマルチタスクを求められることが多いので、抜け漏れなく遂行できるように工夫することを心がけましょう。
今回は、再就職前に必ずキャッチアップしておくべき5つのことを見ていきました。
もしかしたら忘れてしまっていた部分もあったのではないでしょうか。ですが焦ったり悲観しなくても大丈夫です。
この機会に見直し＆学びなおせばいいんです。
また事前に準備しておいても分からないことが出てきたら、その都度Google等で検索して調べるという癖をつけましょう。
再就職、社会人を経験しているということに安心せず、新しい企業の環境にいち早く慣れるよう、積極的にゼロから学ぶ姿勢で頑張っていくことが大切です。